Cách tạo danh sách thả xuống hoặc danh sách thả trong Excel

Danh sách thả xuống, danh sách thả xuống hoặc danh sách thả xuống giới hạn số lượng mục trong trường nhập. Chúng giúp ngăn lỗi chính tả và Excel hỗ trợ các tính năng danh sách thả xuống cực kỳ linh hoạt. Do đó, nếu bạn muốn sử dụng Excel cho các biểu mẫu hoặc thu thập dữ liệu, đừng quên giúp người nhận và người đọc dễ dàng chọn các mục có danh sách thả xuống.

Truy cập Microsoft Excel trực tuyến

Tải xuống Microsoft Excel cho iOS

Tải xuống Microsoft Excel cho Android

Sử dụng danh sách thả trong một ô khi có các tùy chọn cụ thể có sẵn cho ô đó. Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách thả xuống có chứa các tùy chọn như giới tính nam và nữ, có và không có lựa chọn hoặc bất kỳ tùy chọn tùy chỉnh nào khác. Trong bài viết này, Download.com.vn sẽ giúp bạn cách tạo danh sách thả trong Excel.

Cách tạo danh sách Drop trong Excel

Tạo danh sách thả xuống trong Excel được thực hiện khá dễ dàng, nhưng rõ ràng quy trình sẽ không có sẵn. Dưới đây là tóm tắt các bước để tạo danh sách thả tùy chỉnh trong Excel:

  • Tạo phạm vi được đặt tên: Bước này là cần thiết để tạo danh sách bạn sẽ sử dụng trong danh sách thả xuống.
  • Thêm xác thực dữ liệu: Đây là một bước không quá rõ ràng nơi bạn sẽ cung cấp dữ liệu cho ô để có danh sách thả xuống.
  • Thêm Phạm vi được đặt tên vào Xác thực dữ liệu: Cuối cùng, bạn kết hợp tất cả lại với nhau và xác định nguồn cho danh sách thả xuống.
  • Thiết lập thông báo cho Xác thực dữ liệu: Đây là một bước tùy chọn. Nó cho phép bạn thêm một thông báo bật lên để hướng dẫn mọi người sử dụng bảng tính của bạn.

Bây giờ, hãy tìm hiểu chi tiết các bước:

1. Tạo một phạm vi được đặt tên

Một cách để tạo danh sách các mục cho danh sách thả xuống bằng Xác thực dữ liệu là thêm danh sách của bạn vào bảng tính và đặt tên cho phạm vi ô chứa danh sách. Bạn có thể thêm danh sách vào cùng một bảng tính nơi bạn sẽ thêm danh sách thả xuống hoặc một bảng tính khác. Sử dụng một phạm vi được đặt tên trong danh sách thả giúp duy trì dễ dàng hơn.

Chúng tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống có chứa một số loại thực phẩm rõ ràng Tờ 2 làm ví dụ Nhập từng mục vào một ô riêng biệt trong một cột hoặc một hàng. Chọn các mục và nhập tên cho phạm vi của ô đã chọn Tên hộp (Tên) và nhấn Đi vào.

Tạo một phạm vi được đặt tên

2. Thêm xác thực dữ liệu

Chuyển đến bảng tính nơi bạn muốn thêm danh sách thả xuống. Bấm vào tab Dữ liệu> Xác thực dữ liệu trong phần Công cụ dữ liệu.

Thêm xác thực dữ liệu

Hãy đảm bảo rằng tab Cài đặt kích hoạt trong hộp thoại Xác nhận dữ liệu.

3. Thêm phạm vi được đặt tên để xác thực dữ liệu

Sau đó chọn Danh sách từ danh sách thả xuống Cho phép. Chúng tôi sẽ sử dụng tên từ phạm vi được đặt tên của ô mà chúng tôi đã chỉ định để điền vào danh sách thả xuống. Nhập văn bản sau vào ô Nguồn:

= Thức ăn

Thay thế Món ăn với bất kỳ tên nào bạn muốn và nhấp vào OK đã nhận nó.

Thêm phạm vi được đặt tên để xác thực dữ liệu

Tùy chọn Bỏ qua trống được kiểm tra theo mặc định. Điều này cho phép bạn chọn các ô và bỏ chọn các ô mà không chọn một mục. Nếu bạn muốn yêu cầu một tùy chọn được chọn từ danh sách thả xuống, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh nó.

4. Đặt thông báo cho Xác thực dữ liệu

Nếu bạn muốn hiển thị thông báo bật lên khi ô chứa danh sách thả xuống được chọn, hãy nhấp vào tab Tin nhắn đầu vào. Chọn Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn và điền vào NghiêngTin nhắn đầu vào. Bạn cũng có thể sử dụng tab Thông báo lỗi để thêm một thông báo xuất hiện khi nhập dữ liệu không hợp lệ vào danh sách thả xuống (chẳng hạn như ai đó nhập văn bản thay vì tùy chọn). Đánh dấu vào Hiển thị thông báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ. Chọn Phong cách và điền vào Tiêu đềThông báo lỗi. Sau đó nhấn vào OK đã nhận nó.

Đặt thông báo cho Xác thực dữ liệu

Khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống, mũi tên hướng xuống để chọn tùy chọn hiển thị sẽ hiển thị ở bên phải ô. Nút mũi tên xuống chỉ được hiển thị khi ô được chọn. Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để hiển thị mũi tên xuống bên cạnh danh sách thả xuống mỗi lần sau trong bài viết này.

Tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao

Bây giờ bạn đã có một danh sách thả xuống cơ bản, hãy tiếp tục với các cài đặt nâng cao để chỉnh sửa và tùy chỉnh danh sách của bạn.

1. Chỉnh sửa hoặc xóa Phạm vi được đặt tên

Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc xóa một phạm vi được đặt tên, bạn phải sử dụng nó Quản lý tên. Bấm vào tab Công thức> Trình quản lý tên trong phần Tên được xác định.

Quản lý tên

Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trong hộp thoại Quản lý tên, bạn chọn Tên trong danh sách và bấm vào nút phạm vi tế bào ở dưới cùng của hộp thoại. Sau đó chọn phạm vi và nhấp lại vào nút phạm vi ô trên phiên bản nhỏ gọn của hộp thoại Quản lý tên giống như hình trên.

Tiếp theo, bạn bấm vào dấu vết xanh để lưu phạm vi mới cho Tên lựa chọn.

Nhấp vào đánh dấu màu xanh lá cây

Bạn cũng có thể thay đổi Tên Bằng cách chọn nó từ danh sách, bấm vào Biên tập, chỉnh sửa tên trong hộp thoại Chỉnh sửa tên và bấm vào OK đã nhận nó. Trong hộp thoại này, bạn cũng có thể thay đổi phạm vi ô. Để xóa tên, bạn chọn Tên trong danh sách và bấm vào nó Xóa bỏ.

2. Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc

Danh sách thả xuống phụ thuộc là danh sách các tùy chọn thay đổi dựa trên lựa chọn trong danh sách thả xuống khác.

Ví dụ: khi bạn chọn Pizza trong danh sách thả xuống được tạo ban đầu, danh sách thả xuống phụ thuộc có chứa nhiều loại pizza khác. Nếu bạn chọn tiếng Trung, các tùy chọn trong danh sách thả xuống phụ thuộc thứ hai chứa các loại pizza Trung Quốc khác nhau.

Trước khi tiếp tục, hãy quay lại phần về cách tạo danh sách thả xuống và tạo danh sách thả xuống Đồ ăn yêu thích chính, nếu bạn chưa có.

Bây giờ, bạn sẽ tạo thêm ba danh sách và đặt tên cho chúng. Nhập danh sách từ danh sách thả xuống tùy chọn (Thực phẩm yêu thích). Chọn một trong những danh sách khác, nhập tên cho danh sách trong Tên hộp và hãy nhấn Đi vào. Lặp lại các bước cho mỗi danh sách.

Tên của các danh sách khác phải khớp với các tùy chọn trong danh sách thả xuống chính. Ví dụ: một trong ba danh sách khác của chúng tôi có chứa bánh quy và được đặt tên là Bánh quy, như hình dưới đây. Hai danh sách còn lại trong hộp màu đỏ được đặt tên pizzangười Trung Quốc.

Danh sách người phụ thuộc

Trước khi tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, bạn phải chọn một mục từ danh sách thả chính. Không quan trọng bạn chọn tùy chọn nào. Sau đó chọn ô nơi bạn muốn thêm danh sách thả xuống phụ thuộc.

Kiểm tra hộp

Bấm vào tab Dữ liệu và bấm vào Xác nhận dữ liệu trong phần Công cụ dữ liệu. Chọn Danh sách trong danh sách thả xuống Cho phép.

Nhập văn bản sau vào ô Nguồn. Thay thế $ B $ 2 bằng cách tham khảo ô chứa danh sách thả xuống chính của bạn. Giữ các ký hiệu USD trong tài liệu tham khảo di động. Điều đó cho thấy một tham chiếu tuyệt đối đến ô đó sẽ không thay đổi ngay cả khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô đó.

= ẤN ĐỘ ($ B $ 2)

Chức năng GIÁN TIẾP trả về một tham chiếu được chỉ định bởi một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, văn bản từ tùy chọn đã được chọn trong danh sách thả xuống chính trong ô B2. Ví dụ: nếu bạn chọn tiếng Trung từ danh sách thả xuống chính, = ẤN ĐỘ ($ B $ 2) trả lại tài liệu tham khảo của Trung Quốc. Do đó, danh sách thả xuống thứ hai chứa các mặt hàng Trung Quốc. Bấm vào OK đã nhận nó.

Tham chiếu ô

Danh sách trong danh sách thả Đĩa yêu thích Các thay đổi sau tùy thuộc vào tùy chọn nào được chọn trong danh sách thả xuống Đồ ăn yêu thích.

Khác nhau tùy thuộc vào danh sách chính

3. Sao chép và dán danh sách thả xuống

Nếu bạn cần sao chép danh sách thả xuống với tất cả dữ liệu sang một ô khác, sau đó sao chép và dán ô sử dụng. Ctrl + CCtrl + V. Điều này sẽ sao chép danh sách thả và định dạng của nó.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống với dữ liệu nhưng không bao gồm định dạng thì hãy chọn ô và sao chép bình thường bằng cách sử dụng Ctrl + C. Sau đó đi đến tab Trang Chủ và bấm vào Dán trong phần Clipboard. Cuối cùng chọn Dán đặc biệt.

Dán đặc biệt

Trong hộp thoại Dán đặc biệt, bạn chọn Thẩm định trong phần Dán và bấm vào OK đã nhận nó. Điều này chỉ sao chép danh sách thả và không bao gồm định dạng trong ô ban đầu.

Không sao chép định dạng

4. Làm cho mũi tên xuống luôn hiển thị

Nút mũi tên xuống trong danh sách thả xuống không hiển thị khi ô không được chọn. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách thêm nút mũi tên xuống ở bên phải danh sách thả xuống.

Để bắt đầu bạn tải xuống hình ảnh mũi tên thả xuống (nhấp chuột phải vào liên kết và chọn Lưu liên kết như). Sau đó chọn ô ở bên phải danh sách thả xuống và chuyển đến tab Chèn.

Chèn hình ảnh mũi tên

Bạn bấm vào Minh họa> Hình ảnh.

Nhấp vào Minh họa> Hình ảnh

Trong hộp thoại Chèn ảnh, điều hướng đến nơi bạn đã lưu hình ảnh mũi tên và chọn tệp. Tiếp theo, nhấp vào Chèn.

Chèn

5. Xóa danh sách thả xuống khỏi một ô

Nếu bạn muốn xóa danh sách thả xuống từ một ô, hãy chọn ô đó và hộp thoại Xác nhận dữ liệu như đã đề cập (tab Dữ liệu> Xác thực dữ liệu trong phần Công cụ dữ liệu). Bấm vào đây Làm sạch tất cả.

Tùy chọn trong hộp thoại Xác nhận dữ liệu được đặt lại về mặc định của họ. Bạn bấm vào OK đã nhận nó.

Xóa danh sách thả xuống từ một ô

Danh sách thả xuống được loại bỏ và ô được khôi phục về định dạng mặc định. Nếu một tùy chọn được chọn khi bạn xóa danh sách thả xuống, thì ô đó được nhập với giá trị của tùy chọn đó.

Giá trị di động

Nếu bạn không muốn bất kỳ giá trị nào được lưu trữ khi xóa danh sách thả xuống, bạn có thể sao chép ô trống và dán nó vào ô chứa danh sách thả xuống. Danh sách thả xuống bị xóa và ô trở thành một ô trống. Việc sử dụng đầy đủ danh sách thả xuống để nhập dữ liệu trong Excel giúp bạn tăng năng suất và làm cho cuộc sống dễ dàng hơn.